A instituição e organização de “Serviços
Documentais” foi, a dada altura, o sistema elaborado
para responder de forma sistematizada à transferência (cada vez mais volumosa)
de conhecimentos; ou seja, foi reunido um conjunto de meios (pessoal, local, equipamento e documentos) para responder
às necessidades de informação de uma determinada população de utilizadores.
É assim que, no sentido tradicional, podemos definir “Biblioteca” como uma coleção de livros, e outros documentos, organizada segundo certos princípios e técnicas de Biblioteconomia (disciplina que estuda e materializa as técnicas de gestão da informação), que está à disposição dos utilizadores, que a ela podem recorrer sempre que necessitarem de consultar as suas coleções.
Este conceito pode ser entendido sob dois grandes tipos: Bibliotecas Generalistas – as que possuem coleções referentes a variadíssimos assuntos (Ex.: Públicas; Municipais; Nacionais, etc.); Especializadas – as que se dedicam quase exclusivamente a um assunto, ou grupo de assuntos, de acordo com os objetivos da instituição que servem (Ex.: Faculdades; Instituições Científicas ou Profissionais; Departamentos Governamentais; Empresas, etc.).
Contudo, a transformação dos hábitos de utilização dos documentos – operada por novos métodos científicos – conduziu ao fenómeno que poderemos apelidar de “Revolução das Bibliotecas”, fazendo surgir os Serviços Documentais e de Informação.
Numa perspetiva contemporânea, foi a partir da segunda guerra mundial que a chamada Documentação tomou maior incremento correspondendo às necessidades que então surgiam com o “boom” industrial, científico e económico. Com o crescente número de publicações (livros publicados e reeditados, mas, também, os muitos periódicos que surgiram) impôs-se, igualmente, a crescente necessidade de reunir, tratar e difundir a informação para que esta chegasse rapidamente ao destinatário – dos investigadores, dos técnicos, dos professores, enfim, de todos quantos estivessem dedicados a qualquer ramo da Ciência, ou da Técnica.
Surgem,
então, os Serviços
de Documentação que centralizam toda a informação que diz respeito
a uma determinada especialidade, reunindo documentos de toda a espécie,
memórias ou reproduções destes
documentos. Estes serviços
fazem, depois, o tratamento sistematizado, retirando todas
as informações pertinentes que veiculam
aos utilizadores ou a organismos intermediários.
Assim sendo, qualquer que seja o ramo de atividade de um serviço de documentação, para corresponder à sua função de intermediário entre as fontes documentais e os utilizadores, terá de reunir e transformar a informação contida nos documentos de modo a que esta possa ser difundida, com a precisão requerida, junto dos utilizadores interessados.
Reunir (documentos, fontes de informação); tratar (transformar os documentos em dados)
e difundir (disponibilizar bibliografias, listas de títulos,
reproduções de fichas,
resumos, reproduções de textos originais, traduções, etc.) advêm
os objetivos máximos da Documentação.
JMG
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