Plano de Preservação Digital: projeto de elaboração

A preservação da informação digital é complexa. Exige o desempenho ativo das organizações, a elaboração de políticas e planos pertinentes e a implementação de boas práticas. Atualmente estão a decorrer atividades, coordenadas pela Secretaria-Geral, que têm como objetivo a definição de estratégias e procedimentos que garantam a preservação das plataformas, bases de dados e documentos eletrónicos produzidos e mantidos por 19 organismos do Ministério, bem como o acesso continuado aos mesmos. Estas estratégias e procedimentos deverão ser reunidos num produto final designado por Plano de Preservação Digital, instrumento fundamental para a abordagem das séries documentais em suporte digital.

1.     Âmbito do projeto

Os organismos que integram o projeto atrás referido são:

- Agência Nacional para a Qualificação;

- Agência Nacional PROALV – Programa Aprendizagem ao longo da Vida;

- Conselho Nacional de Educação;

- Direção-Geral dos Recursos Humanos da Educação;

- Direção-Geral de Inovação e Desenvolvimento Escolar (incluindo a Rede das Bibliotecas Escolares);

- Direção Regional de Educação do Alentejo;

- Direção Regional de Educação do Algarve;

- Direção Regional de Educação do Centro;

- Direção Regional da Educação de Lisboa e Vale do Tejo;

- Direção Regional de Educação do Norte;

- Editorial do Ministério da Educação;

- Gabinete de Avaliação Educacional;

- Gabinete Coordenador de segurança Escolar;

- Gabinete Coordenador do Sistema de Informação do Ministério da Educação;

- Gabinete de Estatística e Planeamento Educativo;

- Gabinete de Gestão Financeira;

- Inspeção Geral da Educação;

- Parque Escolar;

- Secretaria-Geral.

 

2.     Metodologia

O desenvolvimento do projeto tem por base a adoção do “referencial” elaborado pela Direcção-Geral de Arquivos e intitulado Recomendações para a produção de planos de preservação digital. De acordo com o documento atrás referido, a realização do projeto assenta em 5 fases e recorre aos anexos (modelos das folhas de recolha de dados) como instrumentos de trabalho.

Fases do projeto

1.     Apresentação;

2.     Identificação dos sistemas de informação (FRD Fase 2);

3.     Avaliação arquivística dos sistemas de informação (FRD Fase 3 A e FRD Fase 3 B);

4.     Caracterização tecnológica dos sistemas de informação identificados nas fases anteriores (FRD Fase 4);

5.     Planeamento e estratégia de preservação a partir da síntese das análises da avaliação arquivística e da caracterização tecnológica.

 

Organização do projeto

A.    Equipa de assessoria da Direcção-Geral de Arquivos que acompanha o projeto com as seguintes atividades:

- Reuniões de supervisão e validação no final de cada uma das fases do projeto;

- Emissão de recomendações através de reuniões de análise técnica,

- Emissão do parecer final.

 

B.    Grupo de trabalho, criado na Secretaria-Geral, constituído por um núcleo coordenador e por um núcleo de acompanhamento do projeto, com perfil multidisciplinar (integram o grupo funcionários com formação nas áreas da Informação e Documentação, das Tecnologias de Informação e Comunicação, da Formação e do Planeamento). Cabe a este grupo de trabalho coordenar e liderar o projeto através do desempenho das seguintes atividades:

- Definição da metodologia de trabalho;

- Planeamento, monitorização e controlo do projeto (ficha de projeto; cronograma e reuniões de controlo de progresso);

- Preparação e coordenação das sessões de formação;

- Normalização de procedimentos e uniformização dos elementos de informação;

- Centralização da informação recolhida, validação da mesma e elaboração da documentação final do projeto – Plano de Preservação Digital (reuniões de análise técnica).

 

C.    Rede de interlocutores nomeados pelos organismos participantes. São Interlocutores designados pela direção dos organismos a que pertencem, dotados dos conhecimentos técnicos que lhes permita responder às questões colocadas com o preenchimento das folhas de recolha de dados com vista à elaboração do Plano de Preservação Digital

 

D.    Equipas de colaboradores locais com conhecimento das bases de dados e outros sistemas de informação utilizados nas unidades orgânicas e unidades flexíveis dos organismos participantes e com conhecimento dos processos de negócios. Reportam à rede dos interlocutores acima referida.

Abordagem ao projeto

- Sessões de formação especializada organizadas em duas fases:

·       Fase 1 – Formação teórica para a rede de interlocutores nomeados pelos organismos participantes (agendadas nos dias 27, 28 e 29 de Junho do corrente ano).

·       Fase 2 – Formação prática (esclarecimento de dúvidas, validação e correção de dados) para a rede de interlocutores nomeados pelos organismos participantes (agendadas nos dias 12 e 13 de Setembro do corrente ano).

 

- Tutoria

Designação de 3 tutores (elementos do Grupo de Trabalho da Secretaria-Geral); atribuição a cada um dos representantes dos organismos participantes de um tutor, elemento chave no esclarecimento de dúvidas, na comunicação de instruções e ferramentas de trabalho e na recolha dos produtos (folhas de recolha de dados das Fases 2, 3 e 4 preenchidas).

 

- Reuniões de análise técnica

Realização de reuniões de análise técnica pelo Grupo de Trabalho da Secretaria-Geral e realização de sessões de trabalho colaborativas com os representantes dos organismos que aderem ao projeto.

FLC