A preservação da informação
digital é complexa. Exige o desempenho ativo das organizações, a elaboração de
políticas e planos pertinentes e a implementação de boas práticas. Atualmente
estão a decorrer atividades, coordenadas pela Secretaria-Geral, que têm como
objetivo a definição de estratégias e procedimentos que garantam a preservação
das plataformas, bases de dados e documentos eletrónicos produzidos e mantidos
por 19 organismos do Ministério, bem como o acesso continuado aos mesmos. Estas
estratégias e procedimentos deverão ser reunidos num produto final designado
por Plano de Preservação Digital, instrumento fundamental para a abordagem das
séries documentais em suporte digital.
1. Âmbito do projeto
Os organismos que integram o
projeto atrás referido são:
- Agência Nacional para a Qualificação;
- Agência Nacional PROALV – Programa Aprendizagem ao longo da Vida;
- Conselho Nacional de Educação;
- Direção-Geral dos Recursos Humanos da Educação;
- Direção-Geral de Inovação e Desenvolvimento
Escolar (incluindo a Rede das Bibliotecas Escolares);
- Direção Regional de Educação do Alentejo;
- Direção Regional de Educação do Algarve;
- Direção Regional de Educação do Centro;
- Direção Regional da Educação de Lisboa e Vale do
Tejo;
- Direção Regional de Educação do Norte;
- Editorial do Ministério da Educação;
- Gabinete de Avaliação Educacional;
- Gabinete Coordenador de segurança Escolar;
- Gabinete Coordenador do Sistema de Informação do Ministério da
Educação;
- Gabinete de Estatística e Planeamento Educativo;
- Gabinete de Gestão Financeira;
- Inspeção Geral da Educação;
- Parque Escolar;
- Secretaria-Geral.
2. Metodologia
O desenvolvimento do projeto tem
por base a adoção do “referencial” elaborado pela Direcção-Geral de Arquivos e
intitulado Recomendações para a produção
de planos de preservação digital. De acordo com o documento atrás referido,
a realização do projeto assenta em 5
fases e recorre aos anexos (modelos das folhas de recolha de dados) como
instrumentos de trabalho.
Fases do projeto
1. Apresentação;
2. Identificação
dos sistemas de informação (FRD Fase 2);
3. Avaliação
arquivística dos sistemas de informação (FRD Fase 3 A e FRD Fase 3 B);
4. Caracterização
tecnológica dos sistemas de informação identificados nas fases anteriores (FRD
Fase 4);
5. Planeamento
e estratégia de preservação a partir da síntese das análises da avaliação
arquivística e da caracterização tecnológica.
Organização
do projeto
v
Equipa de assessoria da Direcção-Geral de
Arquivos que acompanha o projeto com as seguintes atividades:
- Reuniões de supervisão e validação no final de cada
uma das fases do projeto;
- Emissão de recomendações através de reuniões de
análise técnica,
- Emissão do parecer final.
v
Grupo de trabalho, criado na Secretaria-Geral,
constituído por um núcleo coordenador e por um núcleo de acompanhamento do
projeto, com perfil multidisciplinar (integram o grupo funcionários com
formação nas áreas da Informação e Documentação, das Tecnologias de Informação
e Comunicação, da Formação e do Planeamento). Cabe a este grupo de trabalho
coordenar e liderar o projeto através do desempenho das seguintes atividades:
- Definição da metodologia de trabalho;
- Planeamento, monitorização e controlo
do projeto (ficha de projeto; cronograma e reuniões de controlo de progresso);
- Preparação e coordenação das sessões
de formação;
- Normalização de procedimentos e
uniformização dos elementos de informação;
- Centralização da informação recolhida,
validação da mesma e elaboração da documentação final do projeto – Plano de
Preservação Digital (reuniões de análise técnica).
v
Rede de interlocutores nomeados pelos organismos
participantes. São Interlocutores designados pela direção dos organismos a que
pertencem, dotados dos conhecimentos técnicos que lhes permita responder às
questões colocadas com o preenchimento das folhas de recolha de dados com vista
à elaboração do Plano de Preservação Digital
v
Equipas de colaboradores locais com conhecimento
das bases de dados e outros sistemas de informação utilizados nas unidades
orgânicas e unidades flexíveis dos organismos participantes e com conhecimento
dos processos de negócios. Reportam à rede dos interlocutores acima referida.
Abordagem
ao projeto
v
Sessões de formação especializada organizadas em
duas fases:
·
Fase 1 – Formação teórica para a rede de
interlocutores nomeados pelos organismos participantes (agendadas nos dias 27,
28 e 29 de Junho do corrente ano).
·
Fase 2 – Formação prática (esclarecimento de
dúvidas, validação e correção de dados) para a rede de interlocutores nomeados
pelos organismos participantes (agendadas nos dias 12 e 13 de Setembro do
corrente ano).
v
Tutoria
Designação de 3 tutores (elementos do Grupo de
Trabalho da Secretaria-Geral); atribuição a cada um dos representantes dos
organismos participantes de um tutor, elemento chave no esclarecimento de
dúvidas, na comunicação de instruções e ferramentas de trabalho e na recolha
dos produtos (folhas de recolha de dados das Fases 2, 3 e 4 preenchidas).
v
Reuniões de análise técnica
Realização de reuniões de análise técnica pelo Grupo de
Trabalho da Secretaria-Geral e realização de sessões de trabalho colaborativas
com os representantes dos organismos que aderem ao projeto.
