A constituição
de um fundo documental, de pequenas ou grandes dimensões, obriga à seleção dos documentos. Por questões
de espaço e, também, por razões orçamentais, não interessa
adquirir documentos indiscriminadamente.
A seleção através de catálogos; imprensa periódica (impressa ou digital); obras de referência; torna-se uma tarefa obrigatória e de enorme responsabilidade. Uma seleção pertinente transformar-se-á no verdadeiro “motor” de qualquer biblioteca, se considerarmos que ela vale pelo próprio interesse que desperta na comunidade e, portanto, pelo movimento de leitura que regista. E quanto mais limitados forem os orçamentos, maior relevância assume a seleção.
A seleção, porém, não diz respeito apenas a compras.
Decidir sobre esta ou aquela oferta que nos pretendem fazer, esta ou aquela
permuta que nos propõem, é igualmente importante. Deixar que uma biblioteca (independentemente do seu caráter, ou dimensão), se transforme num “armazém
inútil”, pode culminar numa
decisão cara, ou num erro irrecuperável. Quando
a seleção tem em vista a aquisição, é absolutamente necessário um controlo
das compras (encomendas) em curso, para evitar encomendas em duplicado
ou para permitir reclamações (em caso de atrasos, por exemplo).
Se após a definição de uma política de constituição e aumentos dos fundos documentais (aquisição), após a escolha de documentos e as tomadas de decisão, se poderá dar início a certos e determinados procedimentos práticos (como, p. ex., planeamento, organização e constituição de ficheiros de compras executadas, de organizações com as quais se estabelecem relações de aquisição, ou de permuta; triagem e eliminação de dados contidos nos ficheiros).
Após a receção das obras e efetuados os procedimentos adequados nos ficheiros atrás indicados, deve, sempre que possível, proceder-se à verificação das espécies; isto é, certificar- se se a obra está completa e corretamente impressa. Por vezes, encontram-se obras com paginação
omitida, cadernos mal intercalados, páginas
em branco, etc.
Só após cumpridas as tarefas de preparação do documento se deverá passar ao seu registo e carimbagem. Em seguida, deverá proceder-se à catalogação da obra; isto é, à descrição do documento (exterior e interior), identificando-o, tanto quanto possível, através de um número de dados e características exclusivos que o individualizam. Extraídos estes elementos, está construída uma entrada, que é uma unidade de informação existente num catálogo. A entrada é entendida como uma ficha e o catálogo como um ficheiro.
Um catálogo
(base de dados)
bibliográfico organizado – sistematizado e atualizado – é, não só, o suporte, mas também,
o veículo que permite
aceder e recuperar
de forma ágil, rápida, eficaz e sem “ruído”, a informação que se procura.
JMG
